工程款催款函怎样写才有效

催款函内容：

催款函的结构一般由五个部分组成：标题和编号、催款单位的名称和账号、催款内容、处理意见、落款等。

(1)标题和编号。

如果你收取紧急资金，你可以在标题前写上紧急一词。标题通常应注明编号，以便查询和联系。一旦发生经济纠纷并上法庭，它也是一个强有力的凭证。当然，有些催款函不编号。

(2)催款及欠款单位名称及账号。

催款函应清晰准确地写下双方单位的全称和账户。必要时，应注明催款单位的地址、电话号码和经办人的姓名。银行代理催款的，还必须注明双方开户银行的名称、账户名称和账户。

(3)收集内容。

这是催款函的主要部分，应明确、准确、简明地写出双方交流的原因、日期、发票号码、欠款金额和拖欠情况，使受文单位能够明确情况，及时付款。

(4)处理意见。

催款人在催款函上提出处理方法和意见。这种意见通常从以下三个方面来解释：

①要求债务人解释拖欠的原因。

②重新确定付款期限，希望对方按时交付欠款。

③将采取罚款或其他措施再次逾期不还债。

(5)落款

注明催款单位全称，加盖公章，然后注明发布日期。

催款函的形式。

①信函：以信函的形式写作。

②表格式：人们在长期实践的基础上同意常见的固定表格，使用时可直接填写。

催款函的作用。

①查询：催款函能及时了解对方单位拖欠款项的原因，沟通信息，采取相应的对策和措施，协调双方关系。

②收款：为加快资本流动和合理周转，扩大再生产，债权人将采取有意或无意拖欠债务的措施。拖欠款项可以及时收回，以尽可能避免或减少经济损失。

③凭证：逾期付款给债权人造成实际经济损失的，催款函可以作为记录凭证的作用，即当催款单位提出追究对方的经济责任时，催款函可以作为强有力的凭证。

催款函什么时候发送，书写需注意哪些细节

与电话相比，催款函是公对公的方式沟通，更正式，能直接联系到主管部门，反馈需付款的信息，了解未及时支付的“真正”原因，弥补了电话中无法直接联系到对方实际控制人的缺陷。在到期两周后对方公司交接人员没有具体表态的，就可以发出。

次数，发函最多不超过两次，两次间隔不超过三个月，同时表述语气及态度需区分。我们有个单位，发第四次函的时候让我审核发函内容，在我了解情况后，建议直接以律师函的方式沟通，因为发函的目的是得到对方的回馈，否则容易流于形式，起不到一丁点儿催款效果，反而耽搁了最佳的回款账期。同时建议，务必在发函后确认是否签收，并电话跟踪，以免石沉大海。

表达，书写函件不是情绪的发泄，更不是进行语言抨击，而是需言简意赅，说明事实。看到过洋洋洒洒三四页的催款函，除了多出的内容，起不到其他任何作用，反而容易给对方不专业的形象，降低了权威性。故建议一页为宜。

催款函发给谁

很多单位会发给平时联系的采购或销售，也有的会发给财务，其实这些均不是最合适的函件接收人员。我们认为企业的法定代表人或者实际控制人才是，抄送给销售或采购即可。因为销售和采购都无权限审批付款，财务也根据总经理的同意方有权支付该款项，其实很多时候可能是因为销售或采购没有将需要付款的情况上报或者需审批的材料上交给总经理，或者推脱负责人出差等，导致款项支付延迟，故发给直接负责人或者法定代表人除了能向其说清付款情况之外，还可获得直接获得审批付款的效果。

催款函通过何种方式发送

邮寄送达，即通过发送快递形式送交催款文书。需要注意的是，邮寄凭单上的“内件品名”处应写明“XX设备（项目）付款催款函，金额：XX元”，同时，收件人应是法定代表人或实际控制人。地址应写合同上约定的地址或者经查询的工商显示的注册地址。在邮件寄出后，及时到邮局打印邮寄记录单、复印有收件人签收的一联，并加盖邮局印戳，以便日后作为证据使用。当然，如果为了方便且催款函不是自主要的凭证，也可通过单号到官网打印快递流水，底单单方盖邮戳作为辅助证据使用。

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